Συστήματα Διαχείρισης Εταιρικού Περιεχομένου (ECM-Systems) είναι οι τύποι τεχνολογιών λογισμικού που εφαρμόζονται ευρέως στη διαχείριση, αποθήκευση, ανάκτηση και προστασία μη δομημένων πληροφοριών που σχετίζονται άμεσα με τη διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών σε οποιονδήποτε οργανισμό.
Μερικοί μπερδεύουν τα συστήματα ECM και ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων (EDMS). Η σύγχυση μεταξύ αυτών των ορισμών προκύπτει λόγω του γεγονότος ότι πολύ συχνά το EDMS, εκτός από τις λειτουργικές μονάδες διαχείρισης εγγράφων, περιλαμβάνει ορισμένες δυνατότητες ECM. Όπως, για παράδειγμα, η αλληλεπίδραση των εργαζομένων στην προετοιμασία των εγγράφων. Σε μια τέτοια κατάσταση, είναι πολύ πιθανό να συζητηθεί η επέκταση της λειτουργικότητας στο σύστημα ECM.
Η κύρια διαφορά μεταξύ του συστήματος ECM και του EDMS είναι ότι, εκτός από τη διεξαγωγή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων της επιχείρησης, τα συστήματα ECM δημιουργούν έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών για όλους τους χρήστες του οργανισμού, καθώς και την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Χάρη στη χρήση συστημάτων ECM, οι πόροι εργασίας βελτιστοποιούνται και το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης μειώνεται σημαντικά.
Συνήθως, τα συστήματα ECM περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ενότητες (ενότητες), καθεμία από τις οποίες ενσωματώνεται με τις υπόλοιπες υποενότητες, και μπορεί επίσης να υπάρχει ξεχωριστά.
Παρακάτω είναι μερικά από αυτά:
- Επιχειρηματική ηλεκτρονική ενότητα διαχείρισης εγγράφων.
- Ενότητα Υποστήριξης Επιχειρηματικών Διαδικασιών
- Ενότητα διαχείρισης περιεχομένου Ιστού για εταιρική ιστοσελίδα ή πύλη,
- Ενότητα διαχείρισης περιεχομένου μέσων;
- Ενότητα διαχείρισης γνώσης;
- Ενότητα ελέγχου πρόσβασης περιεχομένου, παρέχοντας τις απαραίτητες πληροφορίες ανεξάρτητα από το χρόνο και τον τόπο.
Κάθε μία από τις υποενότητες απαιτεί ορισμένες δεξιότητες. Για παράδειγμα, η διαχείριση του περιεχομένου Ιστού ενός εταιρικού ιστότοπου ή πύλης απαιτεί συγκεκριμένες γνώσεις διαχείρισης των πόρων του Διαδικτύου και η ηλεκτρονική μονάδα διαχείρισης εγγράφων της επιχείρησης απαιτεί συγκεκριμένες λεπτομέρειες για την εσωτερική κίνηση των εγγράφων.
Τα συστήματα ECM συνδυάζουν το περιεχόμενο των εγγράφων και τις διοικητικές πτυχές της επιχείρησης, δημιουργώντας ένα ενιαίο περιβάλλον για τη διαχείριση εγγράφων και μειώνει τον αριθμό των δραστηριοτήτων εργασίας για την υλοποίηση επιχειρηματικών εργασιών. Έτσι, το εταιρικό περιεχόμενο καθίσταται διαθέσιμο για εκείνους τους χρήστες που το χρειάζονται για γρήγορη και υψηλής ποιότητας εργασία.
